Beleid van het Bataafs Symfonie Orkest (BSO) met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

BSO is een symfonieorkest
Voor de ledenadministratie verwerkt zij reguliere persoonsgegevens van leden en invallers. Bijzondere persoonsgegevens van leden worden niet verzameld en verwerkt. Het gebruik van de gegevens gebeurt conform de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Met welk doel worden deze persoonsgegevens opgeslagen?
De gegevens worden alleen verzameld om de leden op de hoogte te stellen van ontwikkelingen met betrekking tot het orkest. Daarnaast worden incidenteel nieuwsberichten over andere muziekorganisaties in de regio en enkele landelijke muziekorganisaties doorgestuurd.
Persoonsgegevens van invallers worden alleen gebruikt om hen persoonlijk te benaderen met informatie over het project waaraan zij meedoen of met een vraag. Verdere correspondentie wordt er met hen niet gevoerd. De gegevens worden niet doorgegeven aan derden, dan met uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon.

Welke gegevens worden verwerkt?
NAW-gegevens (naam, adres, telefoon, email), geboortedatum, bankrekeningnummer, bespeelde instrument(en) en jaartal van inschrijving worden bewaard.
Foto’s van personen worden alleen gebruikt na toestemming.
Van invallers worden alleen de NAW-gegevens en hun instrument bewaard.

Gebruik op basis van rechtmatigheid
BSO gebruikt alleen gegevens met schriftelijke toestemming van de betrokkene, en omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten van het orkest. BSO verstrekt gegevens van leden alleen aan derden met uitdrukkelijke toestemming van deze leden. Gegevens van leden/kandidaatleden die geen deel meer uitmaken van het orkest worden vernietigd. Hetzelfde geldt voor invallers die niet meer benaderd willen worden om in te vallen. Wanneer oud-leden of invallers expliciet aangeven onze nieuwsbrieven te willen blijven ontvangen, bewaren wij hun e-mailadres. Zij kunnen zich later alsnog afmelden voor de nieuwsbrief.

Wie kan uw gegevens inzien en hoe worden ze beveiligd?
De digitale gegevens van leden kunnen alleen worden ingezien door alle leden. De gegevens zijn opgeslagen op een website achter een digitale code, die alleen aan de leden bekend is. De code wordt regelmatig gewijzigd.
Digitale gegevens van invallers kunnen alleen worden ingezien door leden van het bestuur, de dirigent en de concertmeester.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht uw persoonlijke gegevens in te zien, aan te passen/wijzigen of ze te (laten) verwijderen.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens van leden/kandidaatleden die geen deel meer uitmaken van het orkest worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Als u uw lidmaatschap opzegt, zal de vereniging ervoor zorgdragen dat uw gegevens van de website worden gehaald.
Gegevens van invallers, die niet meer benaderd willen worden, zullen uit het invallersbestand worden gewist.

Datalekken
Uiteraard doet BSO er alles aan om persoonsgegevens niet in handen van derden te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek. In de wet is geregeld dat als er een datalek plaatsvindt, dit gemeld wordt. Deze datalekken moeten – als ze voldoende ernstig zijn- onverwijld worden gemeld aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), voorheen het CBP, binnen 72 uur. Aangezien de gegevens die BSO verzamelt niet gevoelige persoonsgegevens bevatten, zullen de gevolgen van een datalek beperkt zijn.

Vragen en/of klachten
Vragen over privacy bij BSO kunt u stellen via info@bataafs.nl. Ook voor een klacht of melding kunt u hier terecht.’

juli 2018